La idea en una frase

No pagas hasta que funcione. Antes de empezar firmamos una hoja de alcance de una página con cuatro cosas: qué proceso vamos a automatizar, qué significa exactamente «funcionando» (un criterio que se puede comprobar mirando tu trabajo real), el precio fijo cerrado y la fecha de entrega. Cuando ese criterio se cumple con tu día a día, pagas. Si no se cumple, no pagas.

Esto no es una suscripción a una herramienta ni una pieza suelta. Es un proceso completo tuyo, el que te quita tiempo cada semana, funcionando dentro de los programas que ya usas. Puedes ver la lista de procesos en los que trabajamos en automatización de procesos y agentes de IA.

Cómo trabajamos, paso a paso

Son seis pasos. Ninguno es largo por sí mismo y en cada uno sabes qué sale: no hay fases abiertas ni «consultoría» que no acabe en algo concreto.

  1. Nos cuentas qué proceso te quita tiempoNos escribes por WhatsApp al 678 647 490, al correo hola@consultoria-ia.es o nos llamas. Con dos frases vale: qué pasa, cada cuánto y a quién se le va la mañana con eso. No hace falta que lo tengas pensado del todo, lo ordenamos en la llamada.
  2. Llamada corta con quien llevará tu proyectoHablas por videollamada con la persona que después va a construir la automatización, no con un comercial. En esa llamada te preguntamos por el proceso real, por las herramientas que ya usas (tu CRM, tu agenda, tu correo, tu programa de gestión, WhatsApp) y por qué considerarías tú que esto está funcionando. Si vemos que todavía no tiene sentido, te lo decimos ahí.
  3. Hoja de alcance de una páginaTe enviamos un documento corto con: el proceso que se automatiza, el criterio comprobable de «funcionando», qué queda fuera, el precio fijo y la fecha. Si hay que ajustar algo, se ajusta antes de firmar. Nada de lo que no esté ahí se da por hecho.
  4. Lo construimos e integramos con tus herramientasTrabajamos en nuestro lado y vamos pidiéndote los accesos justos a medida que hacen falta. Lo conectamos con lo que ya tienes para que entre y salga por donde tu equipo trabaja hoy, sin obligarte a cambiar de programa.
  5. Lo pruebas con tu trabajo realNo lo validas con casos inventados. Dejamos que entren mensajes de verdad, citas de verdad, presupuestos de verdad durante unos días. Tú lo miras y nos cuentas qué chirría. Lo ajustamos hasta que se cumple el criterio escrito en la hoja de alcance.
  6. Pagas cuando funcionaCuando el criterio se cumple con tu día a día, firmamos la entrega y emitimos la factura. Si no se cumple, no pagas: miramos juntos qué ha fallado y decidimos si seguir, cambiar el alcance o parar.

Qué contiene la hoja de alcance

Es la pieza central de cómo trabajamos y cabe en una página para que la puedas leer entera en cinco minutos. Lleva estos apartados:

  • Proceso a automatizar: en una frase, qué parte de tu operativa pasa a hacerse sola.
  • Criterio comprobable de «funcionando»: una frase que cualquiera de tu equipo puede verificar mirando el trabajo real, sin interpretaciones.
  • Qué queda fuera: lo que no entra en este proyecto, para que no haya malentendidos.
  • Precio fijo: cerrado por escrito antes de empezar. No sube si tardamos más de lo previsto.
  • Fecha: cuándo estará listo para que empieces a probarlo.
  • Herramientas de terceros: si hace falta contratar alguna, se dice ahí qué es, para qué sirve y quién la paga.

Un ejemplo de criterio comprobable

Para que se entienda, uno redactado como lo escribiríamos nosotros, sin cifras de ahorro ni promesas de resultado: «las citas que entran por WhatsApp quedan en la agenda con nombre, teléfono y hora, y la persona recibe un mensaje de confirmación con los datos de la cita y un enlace para cambiarla o cancelarla». Eso se mira y se ve. O está, o no está.

El criterio depende del proceso. En una gestoría puede ser que los documentos que manda el cliente queden clasificados en la carpeta correcta y con el aviso al responsable; en una inmobiliaria, que el interesado que escribe desde un portal reciba respuesta al momento y pueda reservar la visita él solo. Si tienes curiosidad por sectores concretos, puedes ver IA para gestorías y asesorías, IA para inmobiliarias o IA para clínicas.

Qué te pedimos a ti

Para que esto salga bien, necesitamos cuatro cosas por tu parte. Son pocas, pero importantes.

Una persona de contacto

Alguien de tu empresa que conozca el proceso, pueda decidir y responda cuando le preguntemos. No tiene que ser el gerente: suele ser quien hoy pelea con el proceso cada día.

Accesos a tus herramientas

Los justos y en el momento en que hacen falta. Nunca contraseñas por chat ni datos bancarios: hay formas limpias de dar acceso en cada programa y te las indicamos nosotros.

Respuestas en plazo

Cuando te preguntemos algo del proceso o te pasemos algo para revisar, que no se quede dos semanas parado. Si tu equipo va con la lengua fuera, mejor empezar más adelante.

Probarlo con trabajo real

No con pruebas inventadas. Deja que entren mensajes de verdad, citas de verdad, presupuestos de verdad durante unos días y cuéntanos qué chirría.

Qué pasa si no funciona

Si al terminar las pruebas el criterio escrito en la hoja de alcance no se cumple, no pagas. Esa es la parte más importante de cómo trabajamos y por eso la dejamos por escrito antes de empezar.

Lo que hacemos es sentarnos a mirar qué ha fallado. A veces es un detalle técnico que se arregla. A veces es que la hoja de alcance no reflejaba bien el proceso real y hay que reescribirla. Y a veces, pocas, es que el proceso tal y como está hoy en tu empresa no se puede automatizar con garantías todavía: te lo decimos y paramos. Si quieres ver los casos en los que preferimos esperar o rechazar un proyecto, los contamos en esta misma página y en nuestra sección de preguntas frecuentes.

Cambios y ampliaciones

La hoja de alcance es cerrada: lo que está dentro, está. Si durante el proyecto se te ocurre algo nuevo (otro proceso, una variante, una integración más), lo anotamos y lo presupuestamos aparte en una ampliación. Así ni el precio ni la fecha del proyecto inicial se mueven por el camino.

Esto va en los dos sentidos: tampoco te colamos nosotros «extras» que no habíamos acordado. Si vemos que hay una mejora clara que no estaba prevista, te la contamos, te decimos qué supone y decides tú si entra ahora o lo dejamos para una segunda fase.

Después de la entrega

Cuando la automatización está funcionando con tu día a día, hay dos cosas que concretamos en la propuesta: el mantenimiento posterior y, si procede, una cuota recurrente. No afirmamos aquí nada por adelantado porque depende del proceso, de las herramientas de terceros implicadas y de cuánto cambia tu operativa. Lo que sí hacemos siempre es dejarlo por escrito antes de firmar, en los mismos términos que el resto: claro, cerrado y sin letra pequeña.

En los procesos que tocan algo delicado (lo que mueve dinero de forma automática, decisiones legales o médicas, programas muy antiguos) dejamos siempre una revisión de una persona antes de que el sistema actúe. Puedes leer cómo lo encajamos con la normativa en IA y cumplimiento del RGPD.

Por qué trabajamos así

Somos un equipo pequeño. Eso tiene dos consecuencias prácticas. La primera: hablas siempre con la persona que lleva tu proyecto, de principio a fin, no con un comercial que te pasa a un técnico que te pasa a otro. La segunda: no cogemos más proyectos de los que podemos cerrar bien, y por eso a veces decimos que no.

Lo que te recomendamos lo hemos aplicado antes en nuestro propio negocio. Consultoría IA es el equipo de Manu Guerrero, el mismo que lleva Medical Marketing, con años trabajando con clínicas privadas en España. Antes de montarte un asistente en WhatsApp, un seguimiento de contactos o la clasificación de correos, lo hemos usado nosotros con nuestros clientes. Lo que no funciona, no lo vendemos. Si quieres ver quién hay detrás, pásate por sobre Consultoría IA; si prefieres mirar primero procesos concretos, están en servicios.