Automatización de procesos con IA, sin pagar hasta que funcione

La automatización de procesos con IA consiste en que una parte del trabajo repetitivo de tu empresa la haga un sistema, de principio a fin, integrado con los programas que ya usas. Nosotros montamos ese sistema por un precio fijo cerrado por escrito antes de empezar, y no cobramos hasta que funciona como quedó escrito. Si no funciona, no pagas.

Trabajamos desde 2023 con pymes españolas. Llevamos más de 50 implementaciones en 8 sectores. El equipo es pequeño: hablas siempre con quien lleva tu proyecto, sin pasar por tres filtros antes. Somos el mismo equipo que lleva Medical Marketing, agencia de marketing para clínicas, así que lo que te recomendamos ya lo aplicamos antes en nuestra propia casa.

Qué procesos de una pyme se pueden automatizar hoy

No todo se automatiza y no todo merece la pena. Esta es la lista cerrada de lo que hacemos y para lo que tenemos oficio. Si tu caso encaja aquí, podemos trabajar. Si no encaja, te lo decimos en la primera llamada.

Lo que no conviene automatizar todavía

Hay procesos que preferimos no tocar o que necesitan que una persona dé el visto bueno antes de ejecutar. Lo que toque dinero de forma automática (pagos y transferencias), decisiones legales o médicas, programas muy antiguos o sin forma de conectarse, y procesos que todavía no sabes describir con claridad. En esos casos, o esperamos, o los dejamos semiautomáticos con revisión humana.

Cómo sabemos si tu proceso se puede automatizar

Antes de prometer nada, te hacemos cuatro preguntas sencillas. Con las respuestas sabemos si entra en nuestro terreno y si te va a compensar.

• Cuántas veces al mes ocurre: si se repite poco, no suele compensar; si se repite mucho, suele ser el primer candidato.
• Quién lo hace hoy: cuánto tiempo le dedica, cuántas interrupciones le genera y qué sabe hacer un ordenador en su lugar.
• En qué programas vive: tu CRM, tu programa de gestión, tu agenda, tu correo, hojas de cálculo. Lo que ya tengas se queda.
• Qué pasa cuando falla: dónde duele un error, qué pasos lleva recuperarse y qué hay que avisar a una persona para que lo revise.

Con eso dibujamos el proceso en una página y te decimos qué parte es automática, qué parte se queda con una persona y qué datos tienen que estar donde para que todo encaje.

La oferta explicada paso a paso

Esta es la parte importante de esta página. La repetimos siempre igual, por escrito, para que no haya sorpresas: no pagas hasta que funcione, precio fijo cerrado antes de empezar y «funcionando» definido en una hoja de alcance de una página.

1. Nos cuentas qué te quita tiempoPor WhatsApp al 678 647 490, por correo a hola@consultoria-ia.es o por teléfono. Una frase basta para empezar.
2. Llamada corta con quien llevará tu proyectoVideollamada con la persona que luego va a trabajar en tu caso. Preguntamos lo del apartado anterior y vemos si tiene sentido.
3. Hoja de alcance de una páginaQué proceso se automatiza exactamente, qué significa «funcionando» con un criterio comprobable, precio fijo y fecha de entrega. Lo firmas si lo ves claro.
4. Lo construimos e integramosMontamos el sistema y lo conectamos con las herramientas que ya usas. Tú no cambias de programa.
5. Lo pruebas con tu trabajo realDurante un periodo de prueba lo usas con casos de verdad. Ajustamos lo que haga falta hasta que cumple la hoja.
6. Pagas cuando funcionaCuando cumple lo que pone en la hoja, se cobra. Si no cumple y no hay forma de que cumpla, no pagas. Así de simple.

Los cambios que se te ocurran fuera de la hoja de alcance se presupuestan aparte. No los metemos sin que lo sepas y no los cobramos sin que los apruebes. Tienes el detalle completo en cómo trabajamos.

Cómo integramos con tus herramientas sin cambiarte de programa

Trabajamos con los programas que ya tiene tu empresa. Tu CRM, tu programa de gestión, tu agenda, tu correo, hojas de cálculo, la web, WhatsApp. Lo que haya. Nuestro trabajo es que esas piezas hablen entre ellas y que la IA haga lo repetitivo encima.

Si un programa es muy antiguo o no tiene forma de conectarse, lo decimos antes de firmar nada. A veces hay salida (una capa intermedia, un cambio en un paso), a veces no. Si no la hay, no empezamos.

Qué es un «proyecto» para nosotros

Un proyecto es un proceso completo funcionando, integrado con las herramientas de tu empresa y con el criterio de «funcionando» por escrito. No es una pieza suelta que luego hay que juntar. No es la suscripción a una herramienta que te vendemos y te buscas la vida. No es un piloto sin fecha que se queda abierto meses.

Por eso cerramos alcance en una página: para que las dos partes sepamos qué entra, qué no entra y cuándo se da por acabado.

Automatización de tareas administrativas en detalle

Es el apartado donde más tiempo se recupera en una pyme, porque está lleno de trabajo repetitivo que hoy hace una persona copiando datos de un sitio a otro.

• Copiar datos entre programas: un pedido que entra por la web pasa al programa de gestión y al CRM sin que nadie teclee nada.
• Clasificar correos y documentos: cada correo va a su carpeta, con etiqueta y con el responsable asignado; los adjuntos se guardan donde toca.
• Informes periódicos: el resumen semanal o mensual que ahora prepara una persona, listo cada lunes a las nueve con los números del cierre.
• Resúmenes de reuniones: acta corta con los acuerdos, los siguientes pasos y a quién le toca cada cosa, enviada al grupo al terminar.
• Reclamación de pendientes: facturas vencidas, documentos que faltan, confirmaciones que no llegan. El sistema insiste con tono adecuado y avisa a una persona cuando toca.

Automatización de procesos con IA y agentes de IA

«Agente de IA» es el nombre de moda para lo mismo que hacemos aquí: un asistente que, además de contestar, hace cosas por ti. Reserva la cita en tu agenda. Apunta el contacto en el CRM. Reclama un documento al cliente. Avisa a una persona cuando pasa algo fuera de lo normal. No es un producto distinto, es la misma automatización explicada de otra forma. En agentes de IA lo contamos con más calma.

Lo que no hacemos es montar un asistente que suena bonito pero no toca ningún sistema. Si el asistente no reserva, no apunta, no reclama o no avisa, no es un agente; es una demo. Nosotros entregamos la pieza que trabaja.

Sectores en los que tenemos oficio

Trabajamos con pymes de muchos sectores. Estos cuatro tienen página propia, con ejemplos concretos de procesos que podemos aplicar.

• IA para clínicas y centros médicos: citas, recordatorios, atención por WhatsApp y seguimiento de pacientes.
• IA para despachos de abogados: primera atención, reclamación de documentación, seguimiento de encargos y facturas.
• IA para gestorías y asesorías: recogida de documentos, clasificación y seguimiento de clientes.
• IA para inmobiliarias: respuesta inmediata a portales, reserva de visitas y perfil del interesado listo para el propietario.

Lo que no automatizamos sin revisión de una persona

Hay cosas en las que la IA ayuda, pero no decide sola. Lo dejamos escrito aquí para que no haya dudas.

• Pagos, transferencias y cualquier movimiento de dinero automático sin que alguien dé el visto bueno.
• Decisiones legales o médicas: no sustituimos al abogado ni al médico. Automatizamos el trabajo repetitivo alrededor.
• Programas muy antiguos sin forma de conectarse: antes de firmar comprobamos que hay por dónde entrar.
• Procesos que todavía no se saben describir: si no sabes contárselo a una persona nueva, un sistema tampoco lo va a entender.

Un apunte sobre cumplimiento: trabajamos con el RGPD y el Reglamento Europeo de IA presentes desde el primer día. Cuando montamos un asistente, el usuario sabe que habla con una IA. Nunca te pedimos contraseñas ni datos bancarios por chat.

Formación para que tu equipo entienda lo que montamos

Si quieres que tu equipo entre en el tema a la vez que automatizas, tenemos el curso IA-01, de 50 horas, bonificable al 100 % para empresas que cotizan en la Seguridad Social. Lo imparte equipo acreditado FUNDAE. Más información en cursos de IA para empresas.

Si prefieres ver antes qué piden otras pymes, en qué buscan las empresas sobre IA hay datos útiles. Y si tienes dudas de vocabulario, el glosario de IA para empresas está pensado para no técnicos.