Qué hace hoy la IA en un restaurante
La IA para restaurantes coge reservas por WhatsApp y por la web, confirma, recuerda, mueve la mesa cuando el cliente pide un cambio y contesta las preguntas de siempre (horarios, carta, alérgenos, si entran grupos, si hay terraza, si aceptáis tarjetas) a cualquier hora. Hace el trabajo repetitivo que te interrumpe en sala y pasa el aviso a una persona cuando toca decidir.
Procesos de sala y de teléfono que te quitan tiempo
Estos son los procesos de hostelería que automatizamos. La lista es cerrada: solo entramos donde la IA ya funciona y es segura. Donde todavía hay riesgo, lo decimos antes de empezar.
El cliente reserva por WhatsApp o por la web, recibe la confirmación, un recordatorio el día antes y otro un par de horas antes del servicio. Si no puede venir, cancela en el mismo chat y la mesa vuelve a estar disponible al momento.
Cambiar la hora, el número de comensales o la fecha se hace desde el mismo mensaje, sin esperar a que alguien conteste. Si lo que pide el cliente no cabe (un grupo grande en hora punta, por ejemplo), queda apuntado para una persona.
Cuando el servicio está completo, el asistente ofrece lista de espera y avisa en cuanto se libera un hueco. El primero que confirme se queda la mesa, sin llamadas ni cadenas de mensajes a mano.
Horarios, carta del día, alérgenos del Anexo II, menús de grupo, si hay terraza, si se puede llevar perro, si aceptáis tarjetas. Contesta con lo que tú le hayas dicho. Si no lo sabe, lo deriva a una persona.
Recoge los datos de una comida de empresa, un cumpleaños o un evento (fecha, personas, menú, alergias, hora de llegada), prepara el borrador de propuesta y lo deja listo para que lo revises antes de enviarlo.
Pasar los datos de las reservas a tu programa de gestión, clasificar correos de reserva, preparar cada noche el resumen del servicio del día siguiente con alergias, cumpleaños y comentarios. Trabajo de ratón y teclado que ya nadie tiene que hacer a mano.
Un día con las reservas y los mensajes automatizados
Son las diez de la mañana. Un cliente escribe por WhatsApp pidiendo mesa para cuatro el sábado a las 22:00. El asistente mira el hueco en tu agenda, confirma, apunta la alergia a frutos secos que menciona el cliente y guarda el aviso para cocina. A mediodía te escribe alguien por WhatsApp o desde la web preguntando si abrís el domingo: la IA contesta con tus horarios reales, los que tú tienes cargados.
A las cinco de la tarde entra una petición de un grupo de doce personas para la semana que viene, con menú de empresa. El asistente recoge los datos, prepara la propuesta con los menús que tú has dejado como referencia y la deja marcada para que la revises antes de enviarla. A las ocho, una pareja cancela su reserva. La mesa se libera sola y el primero de la lista de espera recibe el aviso.
Durante el servicio tú estás en sala. A las once y media, un cliente pide cambiar su reserva del día siguiente de las 14:00 a las 15:00. Hay hueco: se cambia solo. Si no lo hubiera, le ofrece dos horas alternativas o lo deja apuntado para que una persona le llame por la mañana. Nadie se queda sin respuesta y tú no has mirado el móvil ni una vez.
Lo que la IA no debe hacer en tu restaurante
Hay cosas que no automatizamos, aunque técnicamente se pueda. La regla es sencilla: si falla, quien da la cara eres tú. Antes de decir que sí, lo revisa una persona.
- No cobramos por adelantado ni cargamos tarjetas de forma automática sin revisión. Si quieres cobrar la señal de un grupo o de un menú de Nochevieja, lo hacemos con un enlace de pago que supervisa tu equipo.
- No cerramos presupuestos de eventos grandes sin que alguien del restaurante los repase. La IA prepara el borrador; tú firmas.
- No cambia el aforo, los menús ni los precios por decisión suya. Eso lo tocas tú en tu agenda o en tu programa de gestión y la IA lo lee.
- No gestiona pedidos a proveedores. Como mucho, copia datos entre programas; la decisión de pedir y en qué cantidad sigue siendo tuya.
- No sustituye a tu equipo de sala. Lo que requiere criterio (una queja seria, un cliente molesto, una incidencia de alérgenos) pasa de inmediato a una persona.
El asistente telefónico con IA no lo ofrecemos por norma. Si tu restaurante tiene mucho volumen de llamada y queréis valorarlo, lo vemos caso a caso en la primera reunión.
Con qué programas se integra en hostelería
Trabajamos encima de las herramientas que ya tienes. No cambiamos tu sistema; nos conectamos a él.
- Tu agenda de reservas y tu libro de sala, sea el que sea, siempre que permita conectarse.
- Tu programa de gestión o tu TPV, para que las reservas, los grupos y las notas lleguen al servicio sin pasarlas a mano.
- WhatsApp Business, para que el chat del cliente entre por el mismo número que ya usas.
- Tu web y tu página de reservas, con un formulario que la IA entiende y responde.
- Tu correo, para pedir y recibir confirmaciones de grupos y eventos.
- Tu Excel o tu hoja de cálculo del día, cuando el restaurante aún trabaja así.
Si tu programa es muy antiguo o no tiene forma de conectarse, lo decimos antes de empezar y vemos qué parte sí tiene sentido automatizar y qué parte no. Esta pieza es parte de la automatización de procesos que hacemos para pymes españolas.
Cómo se empieza y cómo se paga
El planteamiento es simple y lo repetimos siempre igual: no pagas hasta que funcione. Puedes verlo con más detalle en cómo trabajamos.
- Nos cuentas qué te quita tiempoPor WhatsApp, correo o llamada al 678 647 490 o a hola@consultoria-ia.es. Describes qué proceso te interrumpe durante el servicio o te ocupa las mañanas.
- Llamada corta con quien llevará tu proyectoUna videollamada para entender tu sala, tu volumen de reservas y tus herramientas. Sin compromiso.
- Hoja de alcance de una páginaQué proceso automatizamos, qué significa exactamente «funcionando» (un criterio comprobable), precio fijo cerrado por escrito y fecha de entrega.
- Lo construimos e integramosConectamos con tu agenda, tu programa de gestión y tu WhatsApp. Dejamos las respuestas tipo con tu tono y tu información real.
- Lo pruebas con tu servicio realUn periodo de prueba con reservas y mensajes de verdad. Si algo no cuadra, lo afinamos antes de dar por bueno el proyecto.
- Pagas cuando funciona como quedó escritoSi no cumple el criterio de la hoja de alcance, no pagas. Los cambios fuera de lo escrito se presupuestan aparte.
RGPD y Reglamento Europeo de IA en hostelería
Las reservas tienen datos personales: nombre, teléfono, correo y, a veces, alergias e intolerancias. Trabajamos con el RGPD y con el Reglamento Europeo de IA desde el primer día. El cliente sabe en todo momento que está hablando con un asistente y, cuando pide algo que requiere criterio, pasa a una persona. No guardamos lo que no hace falta y no cedemos datos a terceros sin que esté previsto por escrito.
Si en tu restaurante tratáis alergias e intolerancias de forma estricta, la responsabilidad de la carta y de la cocina sigue siendo del equipo. La IA recoge la alergia, la pasa en el aviso al servicio y la deja escrita en la ficha de la reserva. La decisión de servir o no servir, siempre del profesional.
Servicios de IA relacionados para hostelería
Si quieres entender la pieza por partes, hay dos servicios que explican el fondo de esta página: los agentes de IA, que son estos asistentes que además de contestar hacen cosas (reservar, cancelar, avisar), y el chatbot para empresas que se instala en WhatsApp y en la web. Si llevas alojamiento junto al restaurante, también te interesa la IA para hoteles. Para profundizar en reservas y recordatorios con ejemplos del día a día, el post IA en restauración y hostelería: reservas y recordatorios.