Qué hace la IA en un despacho de abogados hoy

La IA para abogados que instalamos no da consejo legal ni redacta escritos por su cuenta. Hace el trabajo repetitivo que rodea al caso: contesta al que escribe por la web o por WhatsApp fuera de horario, recoge el asunto y los datos del cliente, propone una cita en la agenda, manda recordatorios de las vistas y de los vencimientos, reclama la documentación que te falta y la ordena, pasa los datos al programa de gestión del despacho y te deja un resumen de la reunión con los siguientes pasos. Lo que requiere criterio profesional sigue siendo tuyo.

Trabajamos desde 2023 con pymes españolas, con más de 50 implementaciones en 8 sectores. El equipo es pequeño y hablas siempre con quien lleva tu proyecto. Reuniones por videollamada y trabajo en remoto para toda España.

Procesos que la IA para despachos de abogados puede llevar

Automatizamos solo lo que tiene sentido en un despacho. Si un proceso toca criterio jurídico o decisiones del cliente, lo valoramos aparte y lo dejamos con una persona al mando.

Primera atención a quien consulta

Contesta al instante por WhatsApp, por el formulario de la web o por correo. Pregunta el motivo del asunto, recoge los datos básicos, filtra lo que no es tu materia y ofrece cita con el abogado que corresponda. Si el caso es urgente o delicado, lo pasa a una persona del despacho con el historial de la conversación.

Recordatorios de citas y vencimientos

Avisa al cliente de la reunión el día antes, pide confirmación y gestiona cambios y cancelaciones. Para el despacho, avisa de vencimientos de plazos que tengáis apuntados en vuestro calendario, para que no se escape ninguno.

Reclamar documentación al cliente

Pide el DNI, los contratos, las facturas o los papeles que necesite el letrado para preparar el expediente. Insiste cuando no llegan, los clasifica por tipo y los deja en la carpeta del cliente dentro de tu gestor documental. Si falta algo relevante, avisa al abogado.

Seguimiento de presupuestos y hojas de encargo

Prepara el borrador de la hoja de encargo con los datos del cliente, lo manda, lo da por aceptado cuando el cliente firma y recuerda el pago inicial si está pactado. Si el cliente no responde en los días previstos, lo retoma con un mensaje nuevo.

Facturas y reclamación de lo pendiente

Genera el borrador de la factura con los datos del cliente, la envía y hace el seguimiento de lo que queda por cobrar: primer recordatorio amable, segundo recordatorio y aviso al despacho si pasa de un plazo. Pasa los movimientos al programa de gestión que ya uses.

Resúmenes de reuniones y siguientes pasos

Después de una reunión por videollamada, deja un resumen de lo tratado con los siguientes pasos, quién hace cada cosa y los plazos. Lo envía al cliente si así lo decidís y lo guarda en el expediente.

Un día en el despacho con el proceso automatizado

A las ocho de la mañana entra un mensaje por WhatsApp: una persona ha tenido un problema con una herencia y quiere consulta. El asistente le pide tres datos básicos (de qué se trata, provincia y disponibilidad), le explica que se trata de una IA y le ofrece hueco esa misma semana con el abogado que lleva civil. La persona reserva la visita por sí sola.

Media mañana, el asistente manda recordatorio de la reunión que hay por la tarde con un cliente antiguo y le vuelve a pedir el contrato que faltaba. El cliente lo sube por WhatsApp. El documento se guarda en su carpeta del gestor documental y se avisa al abogado de que ya está completo.

Al mediodía llega un correo de alguien que pregunta por un tema penal que el despacho no lleva. El asistente lo detecta, se lo dice con educación y le recomienda consultar con un despacho especializado. No fuerza una cita.

Por la tarde, después de una reunión por videollamada, llega al abogado el resumen con los siguientes pasos: pedir dos documentos al cliente, redactar un escrito antes del viernes y preparar el presupuesto. El seguimiento de los documentos lo lleva ya la IA.

Lo que la IA no hace en un despacho de abogados

La IA no da consejo legal ni asesora al cliente. No redacta escritos por su cuenta, no interpreta jurisprudencia, no decide si un caso tiene recorrido ni fija honorarios. Tampoco mueve dinero de forma automática: cualquier pago, transferencia o cobro va con una persona del despacho revisándolo. No sustituimos al abogado. Automatizamos el trabajo repetitivo alrededor del caso.

Lo que hacemos para que no se cruce esa línea: el asistente tiene instrucciones por escrito de qué sí y qué no responder, pasa a una persona cuando aparecen temas sensibles (penal grave, violencia, menores, urgencias), avisa al usuario de que está hablando con una IA y guarda el historial para que el abogado lo repase antes de la primera cita. Lo que toque criterio profesional lo revisa siempre un letrado antes de salir.

Con qué herramientas se integra

Nos conectamos con las que ya usa el despacho, sin cambiar vuestra forma de trabajar.

  • Software de gestión de despachos y expedientes (el que ya tengas: para fichas de cliente, asuntos y plazos).
  • Gestor documental o carpetas en la nube para guardar la documentación por cliente y por asunto.
  • Agenda del despacho para citas, vistas y reuniones.
  • WhatsApp Business y el correo del despacho para la atención al cliente.
  • Programa de facturación o contabilidad para pasar facturas y cobros.
  • Firma electrónica para la hoja de encargo y los documentos que lo requieran.

Si un programa es muy antiguo o no tiene forma de conectarse, lo decimos antes de empezar y buscamos la vía que menos moleste al despacho.

Cómo se empieza y cómo se paga

La oferta es la misma para todos los proyectos: no pagas hasta que funcione. El precio es fijo y queda cerrado por escrito antes de empezar, con una definición concreta de qué significa «funcionando» para tu despacho. Lo que no esté en la hoja de alcance se presupuesta aparte.

  1. Cuéntanos el procesoPor WhatsApp, por correo o por teléfono. Qué tarea del despacho te quita tiempo cada semana.
  2. Llamada cortaCon quien va a llevar tu proyecto. Vemos si tiene sentido automatizarlo ahora o todavía no.
  3. Hoja de alcance de una páginaQué proceso se automatiza, qué significa «funcionando» con un criterio comprobable, precio fijo y fecha.
  4. Construcción e integraciónLo montamos y lo conectamos con las herramientas que ya usa el despacho.
  5. Pruebas con casos realesLo pruebas con el trabajo del despacho durante unos días. Ajustamos lo que haga falta.
  6. Pagas cuando funcionaPagas cuando el proceso cumple lo que quedó escrito. Si no, no pagas.

Puedes leer con detalle cómo trabajamos de principio a fin y qué entendemos por automatización de procesos en una pyme.

Normativa, secreto profesional y datos del cliente

En un despacho de abogados hay dos cosas que mandan: el secreto profesional y la protección de datos. Las dos están presentes desde el primer día del proyecto.

  • RGPD: tratamos los datos del cliente con base jurídica, finalidad clara y plazos de conservación. Firmamos el contrato de encargado de tratamiento que corresponda.
  • Secreto profesional y confidencialidad: la información del cliente no se usa para otra cosa y queda dentro de los sistemas del despacho. El acceso del asistente se limita a lo que necesita para hacer su tarea.
  • Reglamento Europeo de IA: cuando el usuario habla con el asistente, el asistente le dice que es una IA. Dejamos registro de la conversación para que un letrado pueda revisarla.
  • Nunca pedimos contraseñas ni datos bancarios por chat.

Relacionado con la IA jurídica aplicada al despacho

Lo que llaman IA jurídica suele referirse a herramientas de investigación de jurisprudencia o de redacción de escritos. Eso no es lo que instalamos nosotros. Lo nuestro es la operativa diaria del despacho: la atención al cliente, los recordatorios, la documentación y el cobro.

Si tu actividad combina asesoramiento jurídico y fiscal, te puede interesar también la IA para gestorías y asesorías, donde los procesos del día a día se parecen bastante.

Qué leer antes de pedir la llamada

Para hacerte una idea más completa de cómo funciona esto en el despacho: