En una gestoría la IA sirve para quitarte de encima lo que hace una persona durante horas cada mes sin aportar criterio: abrir correos de clientes, descargar facturas y nóminas, mirar si están todas, pedir las que faltan, meter los datos en tu programa de contabilidad y contestar las mismas tres preguntas de siempre. No asesora ni firma. Hace el trabajo administrativo que rodea al tuyo y te deja el repaso.
Esta página está pensada para asesorías fiscales, contables y laborales de toda España. Equipo pequeño, hablas siempre con quien lleva tu proyecto y lo construimos sobre lo que ya usas, sin cambiarte el programa de gestión. Si una automatización no tiene sentido todavía, te lo decimos.
Qué automatizamos en una gestoría
Trabajamos sobre los procesos que se repiten cada mes y cada trimestre, con un criterio claro: la IA prepara y ordena, la persona revisa y firma. Estos son los que mejor encajan en una asesoría.
Las facturas que mandan los clientes por correo o WhatsApp entran solas: se leen, se guardan en la carpeta del cliente y del mes, se extraen los datos (fecha, proveedor, importe, impuestos) y se pasan al programa contable o al gestor documental.
Cada cliente tiene una lista de lo que suele mandar. Si llega el día X y falta algo, el asistente le escribe por WhatsApp o correo pidiendo lo pendiente, con el detalle de qué falta y de qué periodo. Si contesta con dudas, pasa a una persona.
Con los documentos recibidos se preparan los borradores de los asientos, de los partes de altas y bajas o del resumen del mes para que el responsable solo tenga que repasarlos y aprobar. El criterio profesional sigue siendo tuyo.
El asistente contesta por WhatsApp y por la web a lo de siempre (horarios, documentación que hay que mandar, estado de un trámite, cómo subir una factura). Cuando la pregunta se sale, deja el historial y pasa el aviso a la persona que lleva al cliente.
Avisos a tus clientes de lo que viene (modelo trimestral, cierre, vencimientos propios de cada uno), con lo que tienen que mandar y el día tope.
De una reunión con un cliente sale un resumen con los acuerdos, los documentos que ha quedado en mandar y los siguientes pasos, listo para enviarle y para guardar en su ficha.
Un día cualquiera con el proceso automatizado
Es lunes, día 3 del mes. A las 7:40 un cliente manda un correo con cuatro facturas de proveedores y una foto de un ticket por WhatsApp. El asistente lee los adjuntos, los pasa a PDF, los guarda en la carpeta del cliente, dentro del mes correspondiente, y extrae los datos de cada documento. Detecta que un proveedor ya está dado de alta en el programa contable y lo marca, y que otro es nuevo y lo deja en una bandeja de alta pendiente para que lo revise la persona que lleva la cuenta.
A las 10:00 el asistente mira la lista de ese cliente: faltan las ventas del mes anterior. Le manda un WhatsApp pidiéndoselas, con el periodo exacto. El cliente responde con dudas sobre qué quería decir con «informe de ventas». El asistente detecta que la pregunta se sale de lo habitual, deja el hilo guardado y pasa el aviso a la responsable, que contesta en diez minutos sin tener que mirar nada previo.
Por la tarde una clienta nueva pregunta por la web qué documentación tiene que mandar para empezar. El asistente responde con la lista que la asesoría tiene preparada, le propone día y hora para una llamada corta, lo guarda en la agenda y avisa al responsable del alta. Al cierre del día la asesora abre el programa contable y encuentra los borradores de asientos del lote de la mañana para repasar y aprobar.
Lo que la IA no debe hacer en una asesoría
Hay una línea que no cruzamos. No sustituimos a la gestoría ni al asesor: la revisión, el criterio profesional y la firma siguen siendo tuyos. Automatizamos el trabajo repetitivo alrededor para que te dediques a decidir.
- Nada de presentar modelos ni hacer declaraciones de forma automática. La IA deja el borrador listo, la persona revisa y presenta.
- Nada que toque dinero por su cuenta: pagos, transferencias, domiciliaciones. Si hay que avisar de algo así, se avisa a una persona.
- Nada de dar consejo fiscal, laboral o contable concreto a un cliente. El asistente responde a lo operativo (documentos, plazos, estado de un trámite) y cuando la pregunta pide criterio, pasa a quien lleva el caso.
- Nada de clasificar como válido un documento con dudas. Si no está seguro de un dato o de que la factura esté completa, la deja marcada para revisión.
Al visitante y al cliente que escriben por WhatsApp o por la web se les dice desde el principio que están hablando con un asistente, como pide el Reglamento Europeo de IA.
Automatización de facturas con las herramientas que ya tienes
No te cambiamos de programa. Nos integramos con lo que llevas: tu programa de contabilidad y gestión, tu facturación, el gestor documental donde guardas los expedientes de clientes, tu correo, el calendario y el WhatsApp del despacho. Si usas una web con formulario de alta de cliente o de subida de documentos, también entra ahí.
Las fuentes habituales que conectamos en una asesoría son correo electrónico, WhatsApp, un buzón o portal de cliente, Excel para las listas internas y la hoja o el programa donde llevas el seguimiento del mes. Los destinos habituales son el programa contable, el programa de nóminas, la carpeta de documentos del cliente y la agenda del equipo.
Si trabajas también con despachos de abogados dentro del grupo, tiene sentido mirar las dos cosas a la vez: te puede interesar la página de IA para despachos de abogados para ver qué compartimos y qué cambia respecto a una asesoría.
Cómo se empieza y cómo se paga
El trato es siempre el mismo y lo escribimos antes de tocar nada: precio fijo cerrado por escrito antes de empezar y no pagas hasta que funcione, con la definición de «funcionando» dentro de la hoja de alcance.
- Nos cuentas el procesoPor WhatsApp, correo o llamada corta. Qué proceso te quita tiempo cada mes y con qué herramientas lo haces hoy.
- Llamada con quien lleva tu proyectoPor videollamada, para entender el detalle y ver si tiene sentido automatizarlo ya. Si no lo tiene, te lo decimos.
- Hoja de alcance de una páginaQué se automatiza, qué significa exactamente que funcione (un criterio comprobable), precio fijo y fecha. Lo firmamos antes de empezar.
- Lo construimos e integramosLo montamos conectado a tu programa de gestión, al correo y al WhatsApp del despacho, con tu lógica y tu tono.
- Lo pruebas con tu trabajo realCon facturas y clientes reales durante los días que acordamos. Afinamos lo que haga falta dentro del alcance.
- Pagas cuando funcionaCuando cumple lo que decía la hoja de alcance. Si no, no pagas. Los cambios fuera de lo escrito se presupuestan aparte.
Puedes ver con más detalle cómo trabajamos en cada proyecto y qué tipo de procesos encajan dentro de nuestra automatización de procesos con IA.
Datos de clientes, secreto profesional y normativa
Una gestoría maneja datos sensibles: documentos de identidad, datos bancarios, nóminas, modelos presentados. Por eso trabajamos con RGPD y Reglamento Europeo de IA presentes desde el primer día.
- Los datos del despacho y de sus clientes se tratan dentro del alcance acordado y para la función para la que se automatiza, no para otra cosa.
- Accesos mínimos: cada integración entra solo a lo que necesita y queda registrado quién hace qué.
- El asistente se presenta como IA al cliente. Cuando la conversación pide criterio profesional, pasa a una persona del despacho.
- Nunca pedimos contraseñas ni datos bancarios por chat. Si hace falta cambiar algo así, se gestiona por el canal que ya usas.
Para quién tiene sentido esta IA para contabilidad
Encaja bien si llevas una asesoría de entre 10 y 100 personas con cartera estable de clientes y el equipo pierde cada mes muchas horas en recibir, perseguir y meter datos. También encaja en despachos más pequeños cuando una sola persona se come dos días cada cierre con tareas que podrían llegar ya ordenadas. Si tu volumen de clientes es muy bajo o tu trabajo es casi todo consultoría a medida, probablemente te sobre con dos o tres cosas sueltas y te lo diremos.
Siguiente paso
Si quieres hacerte una idea más amplia, mira la página de agentes de IA para empresas y la de chatbot para empresas, que son las dos piezas con las que se monta esto en una asesoría. Y para ver cómo lo planteamos en despachos profesionales en general, el post IA para despachos profesionales: gestión del día a día te da el enfoque. Cuando lo tengas más claro, nos escribes y lo miramos juntos.