Agente de IA
Un agente de IA es un asistente que, además de contestar, hace cosas por ti: reserva una cita, apunta un contacto en tu programa de gestión, reclama un documento o avisa a una persona cuando algo se le escapa. No es un producto distinto del chatbot: es la misma idea cuando ya ejecuta tareas, no solo responde.
En una asesoría, el agente recibe por WhatsApp al que pregunta por una gestión, le hace tres preguntas, le da cita y crea la ficha en tu programa. Explicamos cómo lo montamos en la página de agentes de IA.
Ajuste fino
Es coger un modelo de lenguaje ya entrenado y afinarlo con ejemplos propios de la empresa para que responda con su tono, su vocabulario y sus criterios. No es obligatorio para montar un asistente: muchas veces basta con una buena base de conocimiento.
Una clínica puede querer que el asistente escriba siempre con un tono concreto y use el nombre comercial de cada tratamiento. Si pasar instrucciones no basta, se plantea el ajuste fino.
Alucinación
Cuando un modelo de lenguaje se inventa un dato con tono seguro: un precio que no existe, un artículo de ley equivocado o un horario que nadie le ha dado. Pasa menos cuando el asistente responde a partir de una base de conocimiento tuya y se le prohíbe inventar fuera de ahí.
En un despacho, el riesgo es que el asistente cite una norma inventada. Por eso en abogados y asesorías no asesora ni redacta escritos por su cuenta, y las dudas pasan a una persona. Lo contamos en IA para abogados.
Análisis predictivo
Usar los datos que ya tienes para estimar qué puede pasar: qué cliente tiene más probabilidad de comprar, qué paciente puede no venir a la cita, qué pedido se puede retrasar. No es magia: necesita histórico limpio y suficiente.
Un e-commerce con suficientes pedidos puede priorizar las campañas sobre los clientes con más probabilidad de repetir. En IA para ecommerce explicamos qué tiene sentido antes y qué no.
API (integración)
Una API es la puerta por la que dos programas se hablan entre ellos sin que una persona copie y pegue datos. Cuando decimos que la IA se integra con tu programa, estamos hablando de usar una API para que la información vaya y venga sola.
Si tu CRM tiene API, el asistente de WhatsApp puede apuntar al contacto automáticamente. Si no la tiene, hay que mirar alternativas. Es una de las cosas que revisamos en cómo trabajamos.
Asistente virtual
Nombre genérico para cualquier software que atiende al cliente o al equipo por chat, voz o correo. Puede ir desde un chatbot sencillo con respuestas fijas hasta un agente de IA que ejecuta tareas en tus programas. El nombre importa menos que lo que hace.
En una inmobiliaria, el asistente virtual recoge por WhatsApp lo que busca el interesado, le enseña pisos y le propone visita. Lo tienes en marcha en IA para inmobiliarias.
Automatización de marketing
La automatización de marketing es dejar que un programa haga por ti las acciones repetitivas con contactos y clientes: enviar un mensaje cuando alguien pide información, recordar una cita, mandar un correo tras una visita o avisar al comercial cuando un interesado reacciona. No es poner anuncios: es lo que pasa después, para que no se te caiga nadie.
En una clínica, cuando un paciente pide información por la web se le contesta al instante, se le ofrece hora y, si no reserva, se le recuerda a los dos días. Lo explicamos en automatización de marketing.
Automatización de procesos
Encadenar pasos de un proceso para que los haga un programa en vez de una persona: recibir el mensaje, apuntar el dato, mandar el correo, avisar al responsable. La IA entra cuando alguno de esos pasos pide entender texto, voz o imágenes.
En una clínica, el flujo completo de la cita (reserva, confirmación, recordatorio, cambios) se automatiza con integración al calendario. Lo detallamos en automatización de procesos.
Base de conocimiento (RAG)
Es el conjunto de documentos propios (tarifas, protocolos, catálogo, política de cancelación, preguntas frecuentes) del que el asistente lee para responder. La técnica se llama RAG: antes de contestar, busca en tus documentos y responde con lo que encuentra. Así baja mucho el riesgo de que invente.
Un despacho sube su hoja de honorarios, sus plantillas de hoja de encargo y sus preguntas típicas. El asistente responde solo lo que esté ahí, y lo demás lo pasa a una persona.
Bonificación FUNDAE
Las empresas que cotizan en la Seguridad Social tienen cada año un crédito para formación que gestiona FUNDAE. Si el curso cumple los requisitos, lo puedes bonificar en los seguros sociales: en la práctica, lo recuperas. Hace falta tramitarlo bien y a tiempo.
Nuestro curso IA-01, de 50 horas, es bonificable al 100 % para empresas que cotizan. Lo tienes con todos los detalles en cursos de IA.
Chatbot
Un chatbot es un asistente que habla por chat: en tu web, en WhatsApp, en el correo o dentro de una aplicación. Puede ser muy simple (respuestas fijas por botones) o apoyarse en un modelo de lenguaje para entender lo que escribe la persona. Hoy, cuando se dice chatbot, casi siempre se habla de la segunda.
Para una pyme suele ser el primer paso: contestar fuera de hora y a varios a la vez sin dejar a nadie sin respuesta. En chatbot para empresas explicamos para qué sirve y para qué no.
Clasificación automática
Es que un programa lea un correo, un mensaje o un documento y le ponga una etiqueta: urgente, factura, queja, candidato, consulta clínica, consulta jurídica. Luego el flujo decide a dónde va cada cosa. Ahorra el rato de abrir, leer y mover.
En administración, cada factura que entra por correo se clasifica por proveedor y por tipo, y pasa al programa de gestión sin tener que teclearla.
Consentimiento (RGPD y mensajería)
El consentimiento es el permiso previo, informado y revocable que da una persona para que trates sus datos o le envíes mensajes comerciales. Previo porque se pide antes; informado porque se le explica para qué; revocable porque puede quitarlo cuando quiera.
Si alguien te deja el teléfono para pedir cita, puedes recordarle esa cita, pero no puedes mandarle una oferta por WhatsApp si no te ha dicho que sí. En la hoja de alcance dejamos escrito qué mensajes se envían, a quién y con qué consentimiento.
Criterio de aceptación
Es la frase, escrita antes de empezar, que define qué significa exactamente «funcionando» en tu proyecto. Tiene que ser comprobable: no vale «que esté bien», sí vale «que la cita se cree sola en el calendario de la clínica y el paciente reciba la confirmación por WhatsApp en menos de un minuto».
Lo firmamos en la hoja de alcance antes de empezar. Sin eso, no se puede decir si algo funciona o no. Lo explicamos en cómo trabajamos.
CRM
Programa donde guardas los contactos, las oportunidades de venta, las conversaciones y lo que ha pasado con cada cliente. CRM significa gestión de la relación con el cliente, pero el nombre importa menos que lo que haga el tuyo. Es la pieza clave para que la IA no deje huérfano a nadie.
Un asistente de IA bueno escribe en tu CRM: cada WhatsApp entrante crea o actualiza el contacto, con la conversación guardada y el siguiente paso marcado.
Cuadro de mando
Una pantalla con los números que importan de verdad para tu negocio: contactos entrantes, respuestas en menos de X minutos, citas confirmadas, presupuestos aceptados, cobros pendientes. Ni cien gráficos ni colores de feria: pocos indicadores, bien definidos, para decidir.
En una inmobiliaria el cuadro responde en una pantalla a tres preguntas: cuántos interesados nuevos, cuántas visitas cerradas y cuántas ventas en marcha.
Datos de entrenamiento
Son los textos con los que se entrenó un modelo de lenguaje. En proyectos de pyme casi nunca tocamos esos datos: usamos un modelo ya entrenado y le damos tu base de conocimiento para que responda con tu información. Lo que entrenan los proveedores con conversaciones de clientes se regula por contrato.
Como regla general, conviene dejar por escrito con el proveedor del modelo si las conversaciones de los clientes se usan o no para entrenar modelos de terceros.
Digitalización de documentos
Digitalizar un documento con IA es leerlo, entender qué pone, sacar los datos que importan (número de factura, importe, fecha, nombre), clasificarlo y guardarlo donde toca. No es lo mismo que escanearlo: escanear te deja una foto; digitalizar te deja los datos listos para usarlos.
En una gestoría, las facturas que llegan por correo se leen solas, los datos pasan al programa de contabilidad y el archivo queda guardado en la carpeta del cliente. Lo contamos con ejemplos en digitalización de documentos con IA.
Encargado del tratamiento (RGPD)
El encargado del tratamiento es la empresa o persona que trata datos personales por cuenta de otra, siguiendo sus instrucciones y con un contrato firmado. Es la figura que define el RGPD para los proveedores que ven datos de tus clientes.
Tu proveedor de IA, el programa de gestión y el servicio de correo son encargados del tratamiento. Antes de arrancar cualquier automatización firmamos el contrato que exige el RGPD y lo dejamos por escrito en la hoja de alcance.
Flujo de trabajo
Es el camino, paso a paso, que recorre una tarea desde que empieza hasta que termina: entra el mensaje, se identifica al cliente, se consulta su ficha, se responde, se apunta en el programa, se avisa a la persona que toque. Dibujar el flujo es casi la mitad del proyecto.
En una gestoría, el flujo de un alta de autónomo tiene diez o quince pasos. La IA automatiza los que son leer, clasificar y responder, y una persona valida el resto.
Hoja de alcance
Documento de una página donde queda escrito qué proceso se automatiza, qué significa exactamente «funcionando» (el criterio de aceptación), qué integraciones hay, cuánto cuesta y cuándo estará. Es el contrato de verdad del proyecto. Lo que no esté ahí, no está contratado.
Antes de teclear una línea de código firmamos la hoja de alcance con el cliente. Si durante el proyecto queréis añadir algo, se presupuesta aparte. Lo contamos en cómo trabajamos.
IA generativa
Familia de modelos capaces de generar contenido nuevo: texto, imágenes, audio, código. La parte útil para una empresa no es que te escriba una novela, sino que entienda un mensaje de un cliente, resuma una conversación, prepare un borrador de respuesta o redacte un correo a partir de los datos de tu ficha.
En una pyme, la IA generativa prepara el borrador del presupuesto con los datos del cliente y lo deja listo para que la persona lo revise y lo envíe.
Integración
Conectar dos programas para que compartan datos sin que nadie copie y pegue: tu web con tu programa de citas, tu WhatsApp con tu CRM, tu CRM con tu facturación. Casi todo el valor de un proyecto de IA está en las integraciones, no en el modelo.
Si la cita no entra sola en el calendario, el asistente no sirve de mucho. Por eso en la hoja de alcance listamos una a una qué integraciones hay que hacer.
Latencia
El tiempo que tarda el asistente en contestar desde que recibe el mensaje. En chat se tolera algo más; en voz, cualquier retraso se nota mucho. Reducir latencia tiene coste: a veces se compensa con tiempos de respuesta razonables y bien explicados al usuario.
En WhatsApp, un asistente que tarda cinco segundos en responder es perfectamente aceptable. En una llamada telefónica, no. Por eso el agente de voz lo valoramos caso a caso.
Lead / oportunidad
Un lead es un contacto interesado en lo que vendes. Una oportunidad es ese lead cuando ya ha dado un paso serio: pidió presupuesto, reservó visita o apartó una cita. Separar unos de otros es lo que permite priorizar y no quemar al vendedor con todo a la vez.
En una inmobiliaria, el interesado que pide información es un lead; el que reserva visita, una oportunidad. El asistente apunta a cada uno en su sitio.
Lectura automática de documentos (OCR)
Es que un programa lea un PDF, una foto o un documento escaneado y saque los datos de dentro: número de factura, importe, NIF, fechas, campos de un contrato. OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Combinado con IA, además entiende qué es cada cosa.
Una asesoría recibe facturas por correo en formatos distintos. La lectura automática extrae los datos y los pasa al programa de contabilidad para que la persona solo revise.
Modelo de lenguaje
Es el motor que está detrás de un asistente de IA: un programa que ha leído muchísimo texto y aprende a predecir qué palabra va después. Por eso puede entender lo que escribes y responder con lenguaje natural. Hay varios; el que se use detrás es una decisión técnica.
Para una pyme no suele importar qué modelo concreto hay debajo. Importa qué puede hacer con tus datos, qué cuesta mantenerlo y qué pasa con la información de tus clientes.
No-code
Herramientas que permiten montar flujos y aplicaciones arrastrando bloques, sin programar. Son útiles para prototipar rápido y para procesos sencillos. Para proyectos serios, el no-code se mezcla con programación de verdad: lo que no se ve suele ser lo que marca la diferencia.
Un flujo pequeño (recibir un formulario, apuntar en una hoja, mandar un correo) se monta en no-code. Un asistente que responda bien a cientos de clientes al día ya pide más que arrastrar bloques.
Plantilla de mensaje (WhatsApp)
Una plantilla de mensaje es un texto fijo que la empresa envía para iniciar una conversación por WhatsApp y que Meta ha aprobado antes. Se usa para recordatorios, confirmaciones, avisos y cualquier mensaje que sale de la empresa fuera de la ventana de 24 horas.
Una peluquería tiene una plantilla para recordar la cita el día antes y otra para avisar de que ya puede recoger un pedido. El cliente contesta y, a partir de ahí, la conversación es libre durante 24 horas.
Priorización de contactos (scoring)
Dar a cada contacto una nota según su probabilidad de comprar o de volverse cliente, para que el equipo llame primero a los más probables. La nota sale de datos que ya tienes: qué miró, qué pidió, cuánto tardó en contestar, si vino de recomendación.
En un e-commerce, el que ha dejado el carrito dos veces en una semana no se trata igual que el que entró a mirar. Priorizar bien ahorra horas y gana ventas.
Prompt
Es el conjunto de instrucciones y contexto que se le da a un modelo de lenguaje para que responda como quieres. Un prompt bien hecho dice al asistente quién es, qué tono tiene, qué puede y qué no puede responder, y qué hacer cuando no está seguro.
En una clínica, el prompt del asistente dice que no da diagnósticos, que las dudas médicas pasan al profesional y que para pedir cita siga los pasos que están en la base de conocimiento.
Reglamento Europeo de IA
Norma europea que ordena cómo se puede usar la IA según el riesgo: hay usos prohibidos, usos de alto riesgo con obligaciones estrictas y usos de bajo riesgo con reglas básicas de transparencia. Para una pyme con un asistente de atención al cliente, lo clave es informar al usuario y controlar lo que hace el sistema.
Lo tenemos presente desde el primer día. En cualquier asistente que montamos, el usuario sabe que habla con una IA, como pide el artículo 50.
Resumen automático
Es que la IA lea un correo largo, una conversación de WhatsApp o una reunión grabada y devuelva un texto corto con lo importante y los siguientes pasos. Útil para no leer tres veces lo mismo y para que todos arranquen la reunión siguiente con los deberes claros.
Después de una reunión por videollamada, el equipo recibe en el correo el resumen con las decisiones y las tareas asignadas, listas para pasar al programa de gestión.
RGPD aplicado a la IA
El Reglamento General de Protección de Datos sigue valiendo cuando metes IA. Hay que saber qué datos personales entran en el asistente, para qué, dónde se guardan, quién los trata y cuánto tiempo. Y hay que contárselo al usuario de forma clara.
Lo revisamos cliente a cliente antes de arrancar: qué datos entran, con qué base legal y qué pasa con las conversaciones. Lo contamos en el post sobre IA y cumplimiento del RGPD.
Sistema de alto riesgo (Reglamento Europeo de IA)
El Reglamento Europeo de IA llama sistemas de alto riesgo a los que pueden afectar de forma seria a los derechos de una persona. Entran ahí, por ejemplo, los que ayudan a seleccionar personal, a evaluar a los empleados o a dar acceso a un crédito. Llevan obligaciones reforzadas de documentación, supervisión y transparencia.
Nosotros no automatizamos esas decisiones. Sí ayudamos con la gestión que hay alrededor: atender a los candidatos, dar cita, resolver dudas internas o preparar la incorporación. Lo contamos en IA para recursos humanos en pymes.
Supervisión humana
La idea es sencilla: cuando el asistente duda, cuando el asunto es delicado o cuando pasa de cierto umbral de dinero, de riesgo o de reclamación, una persona revisa antes de que la máquina ejecute. No es un adorno: es parte del diseño del flujo.
En una asesoría, los correos de requerimientos de Hacienda nunca se contestan en automático. Entran, se clasifican como urgentes y una persona los revisa antes de nada.
Token
Un token es un trozo de texto (más o menos una sílaba larga o una palabra corta) que usa el modelo de lenguaje para contar lo que lee y lo que escribe. Los proveedores suelen cobrar por tokens: por eso un asistente con conversaciones muy largas o con mucha base de conocimiento tiene más coste de uso.
Dimensionar los tokens es trabajo nuestro, no tuyo. En la hoja de alcance queda cerrado qué cubre el precio del proyecto y qué entra en el mantenimiento.
Transparencia (artículo 50)
El artículo 50 del Reglamento Europeo de IA obliga a avisar al usuario cuando habla con un sistema de IA, cuando el contenido es generado por IA o cuando se usan ciertos sistemas de reconocimiento. En la práctica: el usuario tiene que saber que no está hablando con una persona.
Nuestros asistentes se presentan al principio de la conversación. Si en algún momento la persona pide hablar con alguien del equipo, el flujo pasa a un humano.
Ventana de 24 horas (WhatsApp)
La ventana de 24 horas es el plazo que te da WhatsApp para contestar libremente a un cliente después de su último mensaje. Dentro de esas 24 horas puedes escribir lo que quieras; pasadas, para volver a iniciar la conversación hace falta una plantilla aprobada por Meta.
Si un cliente te escribe el lunes a las nueve y le contestas el martes a mediodía, ya estás fuera de ventana y tendrás que usar una plantilla, por ejemplo la de confirmación de cita. Ampliamos cómo se gestiona en WhatsApp Business API.
Verificación de empresa (Meta)
La verificación de empresa en Meta es el trámite por el que acreditas ante Meta que el número de WhatsApp pertenece a tu negocio. Hay que subir documentación de la sociedad y confirmar el dominio. Es un paso obligatorio para poder usar la WhatsApp Business API.
Si quieres que varias personas atiendan desde el mismo número, o conectar WhatsApp con tu CRM, antes toca verificar la empresa. Te acompañamos en el trámite al arrancar el proyecto de WhatsApp Business API.
Webhook
Un aviso automático que un programa manda a otro cuando pasa algo: entra una cita, se paga una factura, se recibe un mensaje. Es la forma más sencilla y rápida de conectar herramientas en tiempo real sin que nadie tenga que mirar.
Cuando un cliente paga por la pasarela, el webhook avisa al programa de gestión y al asistente, que manda la factura y mueve el pedido a «preparar».
WhatsApp Business (API)
Es la vía oficial de WhatsApp para que una empresa pueda enviar y recibir mensajes de forma automática, con varios agentes y con integración a otros programas. No es la aplicación del móvil: es la puerta pensada para empresas, con sus reglas de plantillas y precios por conversación.
Es la base de los asistentes de atención por WhatsApp que montamos: contestar a cualquier hora, pasar a una persona cuando toca y dejar el historial guardado en tu CRM.